Structurer, fiabiliser, responsabiliser :
1001 Vies Habitat transforme son processus budgétaire avec Anaplan
Face à la complexité croissante de ses activités et à un besoin grandissant de pilotage financier, le Groupe 1001 Vies Habitat a fait le choix de structurer son processus budgétaire avec Anaplan, accompagné du cabinet de conseil et intégrateur Beyond Plans. Témoignage.
Un budget 100 % Excel dans un environnement métier fragmenté
Avant la mise en place d’Anaplan, l’élaboration budgétaire chez 1001 Vies Habitat reposait exclusivement sur Excel, dans un contexte métier hétérogène et complexe. Le groupe combine en effet des activités de gestion locative, de construction, de réhabilitation, de vente partielle du patrimoine, voire d’accession à la propriété.
L’élaboration du budget suivait alors une logique très “bottom-up”, avec beaucoup d’intervenants, un volume important de données et des flux financiers internes liés à la présence d’un Groupement d’Intérêt Economique. Résultat : une multiplication de fichiers, un suivi laborieux et une absence d’outils pour produire automatiquement des P&L ou faire du versioning.
“Les balances étaient récupérées sous Excel, on reconstituait des comptes de résultats… C’était très chronophage, avec des risques d’erreurs et peu de traçabilité”, se souvient Hélène Gonnet, Responsable du Contrôle de gestion siège à la Direction du pilotage.
Un changement de paradigme sous contrainte économique
Jusqu’à récemment, les bailleurs sociaux évoluaient dans un modèle relativement stable et sur des temps longs, ne nécessitant qu’une seule clôture annuelle et peu de besoins en estimations intermédiaires. Mais la donne a changé. Contexte économique tendu, taux d’intérêt en hausse, désengagement progressif de l’Etat et hausse des contraintes règlementaires… Autant de facteurs qui ont renforcé le besoin de pilotage fin et réactif.
“L’alternative, c’était de recruter plus de contrôleurs de gestion. Mais ce n’est pas une réponse soutenable. Et ce n’est pas non plus ce que recherchent les profils métier aujourd’hui”, complète Hélène Gonnet.
Pourquoi Anaplan ?
C’est donc dans ce contexte que le projet voit le jour. Soumis à la commande publique, 1001 Vies Habitat sélectionne Anaplan à l’issue d’un appel d’offres. Critère déterminant : l’ergonomie.
” Les collaborateurs du Groupe ont dû s’adapter très rapidement au déploiement de nombreux outils au cours des dernières années… Il nous fallait donc cette fois opter pour une plateforme facile à prendre en main, à la fois pour les utilisateurs finaux et pour ceux qui devront assurer l’administration fonctionnelle”.
La logique de co-responsabilité a aussi pesé : l’appel d’offres exigeait un binôme éditeur / intégrateur. Beyond Plans s’est imposé naturellement pour son positionnement particulièrement adapté aux structures de taille moyenne, sa proximité, et sa capacité à offrir un accompagnement pragmatique en s’attachant à maîtriser les spécificités métiers de 1001 Vies Habitat.
Une collaboration qui a résisté aux imprévus
Le démarrage du projet n’a toutefois pas été un long fleuve tranquille, entre des difficultés de staffing côté client, changement d’interlocuteurs techniques, délai de contractualisation… Autant de facteurs qui ont généré un mois de retard dès le lancement.
“Nous ne sommes pas des chefs de projets professionnels et nous avons démarré sans les ressources prévues. Mais Beyond Plans s’est adapté avec beaucoup de flexibilité.”
La gouvernance s’est structurée au fil du projet. Le périmètre a été redéfini autour d’un MVP (minimum viable product) centré sur les frais de fonctionnement et le socle budgétaire (lot 1A), tandis que les dimensions plus techniques (loyers, coûts opérationnels…) ont été reprogrammées dans un second temps (lot 1B).
Une adoption progressive… mais prometteuse
Si l’adoption a bien démarré côté contrôle de gestion, la généralisation auprès de populations non financières reste un chantier à venir.
“L’enjeu d’appropriation des responsables budgétaires est fort. On veut qu’ils se sentent légitimes et outillés pour piloter leur propre périmètre.”
L’ergonomie d’Anaplan s’avère à cet égard un levier clé, tout comme l’accompagnement de Beyond Plans, particulièrement apprécié pour sa capacité à comprendre les enjeux métiers et à sortir d’une approche purement technique.
Des premiers bénéfices très concrets
Les gains les plus visibles à date concernent la restitution budgétaire. Les utilisateurs apprécient la construction de P&L clairs, fluides, lisibles, qui ont permis d’alimenter efficacement les dialogues avec le comité de direction… et même de générer quasi automatiquement le cahier financier du dernier rapport annuel !
“La qualité de restitution nous a vraiment impressionnés. On a clairement gagné en clarté, en fiabilité, et les échanges internes se sont nettement améliorés”, se félicite Hélène Gonnet.
La plateforme Anaplan a également été utilisée pour produire la clôture annuelle, de manière partielle mais concluante une initiative spontanée, non prévue initialement, qui témoigne de l’appropriation croissante de l’outil.
Et maintenant ?
Pour 2025, les efforts portent désormais sur deux axes : la modélisation complète des flux budgétaires d’une part, pour se libérer des derniers fichiers Excel ; d’autre part, l’ouverture progressive à d’autres directions, dans une logique d’appropriation collective. Mais d’autres réflexions sont en cours, comme par exemple le pilotage des opérations.
“L’outil déclenche une remise en question salutaire”, souligne Hélène Gonnet. “Ne pourrait-on pas faire plus simple ? Anaplan et Beyond Plans interrogent nos pratiques en continu, et c’est cela aussi qui crée de la valeur.“
Une relation de confiance
Au-delà des performances techniques, c’est la relation humaine entre Beyond Plans et les équipes de 1001 Vies Habitat qui ressort avec force.
“A vrai dire, on a le sentiment que Beyond Plans travaille chez nous, comme s’ils faisaient partie de l’équipe. Ce n’est pas toujours le cas avec les prestataires externes. Avec eux c’est fluide, franc, efficace“, conclut Hélène Gonnet.
