L'OREAL TRAVEL RETAIL

Basé dans 150 Pays, L’Oréal est leader sur le marché des cosmétiques avec ses 36 marques différentes générant 29,9 Milliards de dollars de CA  dont 2 Milliards imputés au Travel Retail.
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L’Oréal a décidé de s’appuyer sur  Anaplan pour moderniser ses processus d’élaboration budgétaire des ventes du Travel Retail.

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Défi

• Avant de choisir Anaplan, les équipes du Travel Retail réalisaient leurs tendances commerciales intégralement sur Excel.
• De l’initialisation de la tendance jusqu’à sa validation, les équipes travaillaient en silo. Les responsables de BU et les General Manager se chargeaient de consolider les données de leurs équipes d’Area Manager avant de valider la tendance.
• Dans un second temps, le Corporate (Consolidation & Reporting) devait réaliser une consolidation globale des fichiers BU validés. Les fichiers consolidés étaient ensuite présentés au top management.
• Ce processus long et fastidieux a mis en exergue une série de points de douleur :
  • Risque d’erreurs sur les données (lien entre les fichiers, erreurs de version de fichier, erreurs de formule)
  • Processus encore trop manuel (Year To Date à renseigner manuellement)
  • Pas d’harmonisation des formats de fichier 
  • Pas de reporting standardisé possible sur Excel
  • Difficulté d’obtenir des vues segmentées de plusieurs BU sur un même fichier
  • Pas possible de faire un lien entre les Excel & le fichier des Stocks
  • Risque accru de fuite d’informations, fichiers décentralisés
  • Risque de crash ​

Solution

L’implémentation d’Anaplan a eu lieu  en deux étapes: 

1. ​une application pilote à destination des équipes européennes.
2. suite au GO de l’Europe,  développement de l’application pour l’Asie

​​L’équipe projet était initialement composée de 4 personnes : 

• 2 Experts Anaplan côté Beyond Plans > 1 solution architecte + un Modèle Builder
• 2 ressources côté l’Oréal > 1 Product Owner côté métier et un Responsable Projet IT.

La version 1 de l’Outil Trend Planning  a été déployée en 4 mois en Europe et en Asie. Pendant la durée du projet, l’équipe côté L’Oréal avait pour responsabilité de trouver un consensus avec les parties prenantes métier pour communiquer à Beyond Plans la synthèse des spécificités attendues.
L’équipe Beyond Plans était de son côté en charge d’étudier la faisabilité des besoins métiers et de proposer une réponse en matière d’Architecture qui soit dans le respect des Best Practices Anaplan et de la stratégie d’architecture cible décidée initialement entre l’Oréal et Anaplan : 1 Application de développement -> 1 Application de production Asie, 1 Application de production Europe.

Résultat

• Les retours utilisateurs ont été très positifs au sujet de la solution mise en place. Ils ont mis en avant :
  • ​La fiabilité et la sécurité de la donnée
  • La flexibilité de l’outil : capacité à travailler sur plusieurs scénarios en même temps, possibilité de saisir sur des niveaux de granularité différents
  • ​La dimension collaborative : tout le monde voit la data évoluer en temps réel sur son périmètre d’accès utilisateur
  • La possibilité de reporting sur mesure à destination du top management ​
• Côté Beyond Plans, avoir un feedback régulier a permis d’éviter de gros changements de direction en matière d’architecture et d’être confiant à chaque étape sur la direction prise. Suite à la première mouture de l’outil, des évolutions ont été apportées à l’application Asiatique durant le semestre 2 de l’année 2020. ​Le premier semestre 2021, l’application Américaine a été développée par une équipe plus restreinte et de nouvelles évolutions ont été réalisées sur l’Application Asiatique.​​

Pourquoi Anaplan ?

• L’Outil Anaplan a su répondre aux besoins du Travel Retail pour les aider à être plus efficace dans l’analyse de leur performance commerciale d’une tendance à l’autre et également par rapport au marché.
• ​L’application a généré de l’engagement utilisateurs, davantage de collaboration et un gain de temps concernant les tâches à faible valeur ajoutée. 
• ​Le projet s'est déroulé en mode agile avec des points journaliers réalisés avec les équipes de L’Oréal.
  Les bienfaits de ce mode de fonctionnement se sont rapidement fait sentir et ont permis à l’équipe projet L’Oréal de se projeter dans l’utilisation d’Anaplan.
  
• Au final, le temps de travail pour les tâches à faible valeur ajoutée comme la récupération de la donnée, le workflow au cours des tendances a considérablement été réduit.
• En fin de compte, les équipes métiers se concentrent désormais davantage sur les choix business et la prise de décision.​
• ​Grâce à Anaplan, une tendance commerciale se fait en 1 semaine contre 3 semaines auparavant avec Excel.